Как госорганы отказываются от бумаги

Источник: https://www.cnews.ru/articles/2019-11-13_tsifrovaya_ekonomika_v_regionah

«Цифровая экономика» в регионах: как госорганы отказываются от бумаги

В 2018 г. Россия вошла в группу стран с очень высокими показателями «Индекса развития электронного правительства», который составляется раз в два года Департаментом экономического и социального развития ООН. Во многом такой результат обусловлен усилиями отдельных регионов, которые на протяжении нескольких последних лет с энтузиазмом создают проекты по цифровизации. В том числе — в сфере электронного документооборота, который очень важен для цифровой экономики и оказания госуслуг. Например, в Брянской области ведется проект по организации сквозного документооборота органов власти. О том, как это происходит и чего уже удалось достичь, в интервью CNews рассказал начальник управления информационных технологий департамента экономического развития региона Алексей Маликов.

CNews: Каковы были предпосылки для автоматизации документооборота?

Алексей Маликов: Это было решение, продиктованное объективными требованиями сегодняшнего дня. СЭД «ДЕЛО» в нашей области использовалась давно, но с весьма ограниченным функционалом: приходили документы, мы их регистрировали в системе электронного документооборота, и все. Фактически у нас лишь накапливалась электронная база документов определенного типа — работала только функция канцелярского учета, в которой вместо бумажного журнала использовался компьютер.

Очевидно было, что нарастающий объем документооборота не позволял нам продолжать работать таким образом, так как участились случаи просрочки работы по документам, появилась путаница с ответственными исполнителями по документам и процедурам согласования. Медленно шел процесс согласования, много времени тратилось на доставку и подписание. На доставку документов даже в пределах нашего областного центра от одного органа власти к другому уходило несколько дней, которые тратились на то, чтобы документ отправили через одну канцелярию, приняли в другой канцелярии, отнесли на стол руководителю, он рассмотрел и подписал. Доставка бумажных документов осуществлялась курьерами. Однако наш регион — достаточно большой и при доставке в некоторые населенные пункты приходилось использовать услуги «Почты России», что увеличивало сроки доставки в разы.

Неудовлетворение такой ситуацией и привело к принятию решения об автоматизации документооборота. И так как мы достаточно успешно, хоть и неполноценно, использовали СЭД «ДЕЛО», мы выбрали это решение для дальнейшего развития.

CNews: Анализировали ли вы другие представленные на рынке СЭД?

Алексей Маликов: Безусловно, мы изучили целый ряд решений и опыт их применения. Однако функционал СЭД «ДЕЛО» нас устроил больше всего. Решающим фактом послужил тот момент, что имелась возможность расширить рамки уже используемой, знакомой системы, которая удовлетворяет всем требованиям, предъявляемым к юридически значимому электронному документообороту. Свою роль сыграло и то, что не пришлось искать технические решения по компиляции (синхронизации) уже имеющейся базы документов с каким-то новым решением: система дает возможность поэтапного расширения, что немаловажно при планировании бюджетных затрат. Внушает доверие и список госорганов, уже внедривших СЭД «ДЕЛО». Это перевесило чашу весов в их пользу.

CNews: Каковы были требования к функционалу?

Алексей Маликов: Для нас важнее всего было наличие разных интерфейсов как для работников канцелярии, у которых должны быть даже свои доступные кнопки в интерфейсе, так и для руководителей. В СЭД «ДЕЛО» система ролей реализована: есть замечательно расписанная роль администратора, также мы используем «АРМ руководителя».

malikov.jpg

Алексей Маликов: Поменялась философия работы с документами во всем регионе


Подкупило нас и то, что есть как «толстый клиент», так и веб- (тонкие) клиенты, которые работают через любой браузер. Задача импортозамещения перед нами стоит очень остро, поэтому привязываться к какому-то конкретному решению, которое за собой тянет необходимость использования дополнительного (зачастую — импортного) программного обеспечения, мы не хотели. Так что наличие «тонкого клиента» в этом отношении нас очень устраивало.

CNews: Входило ли наличие мобильных приложений в список требований?

Алексей Маликов: Мобильные приложения — это большой плюс СЭД «ДЕЛО». Однако мы пока только тестируем этот вариант работы с СЭД, потому что у нас в регионе серьезное внимание уделяется обеспечению безопасности ИТ-систем. Есть старая истина: лучший способ защиты информации — это физическое разделение. Так что пока мы не приняли окончательного решения о том, будем ли мы работать в СЭД с мобильных устройств.

CNews: Расскажите о сроках проекта? Он был реализован поэтапно?

Алексей Маликов: Активное внедрение СЭД началось еще в 2016 году. Мы разделили органы власти на три группы — связано это было с тем, что уровень ИКТ-грамотности в органах власти разнился. Поэтому мы выделили на первый этап те органы власти, в которых, во-первых, был самый большой документооборот, а во-вторых, где есть собственные ИТ-специалисты достаточно высокой квалификации и канцелярские работники, которые могли бы поддержать пилотное внедрение. В первую группу вошли, к примеру, департамент экономического развития, департамент социальной политики, управление по труду и занятости, управление госзакупок, департамент финансов, администрация губернатора и правительства Брянской области, инспекция по надзору за самоходными машинами и так далее.

Второй этап проекта (2017-18 гг.) охватил оставшиеся органы власти — их было 21. Также на этом этапе была осуществлена дозакупка лицензий. Третий этап — это подключение муниципальных образований и государственных и муниципальных учреждений. Мы планируем до конца 2020 года подключить к СЭД все без исключения подведомственные учреждения, в том числе — школы, больницы. Их у нас больше тысячи. Всего на сегодняшний день было внедрено порядка 700 рабочих мест. И сейчас мы договорились о приобретении безлимитной лицензии, чтобы подключить все наши учреждения — следующий год будет напряженным.

CNews: Чьими силами осуществлялось внедрение СЭД?

Алексей Маликов: Определение исполнителя такого объемного проекта проходило в рамках 44-ФЗ. Основным требованием было наличие у участника аукциона свидетельства об официальной регистрации программы для ЭВМ «ДЕЛО» или действующего лицензионного (сублицензионного) договора с правообладателем — компанией ЭОС, что гарантирует передачу прав на использование ПО без нарушений прав разработчика.

Победителем была признана брянская компания «Альта Софт», которая имеет опыт работы с СЭДи собственных сертифицированных специалистов. Ее силами и производились работы.

Безусловно, во внедрении участвовали и наши специалисты: чтобы настроить бизнес-процессы исполнителю необходимо провести подготовительные работы. Мы вместе составили списки подразделений, роли, схемы прохождения документов, выверяли результаты по итогу процессов, определили степень технической готовности и предприняли усилия для дозакупки оборудования и лицензий.

В рамках программы «Цифровая экономика» есть целевой показатель — обеспечение документооборота в безбумажном виде между органами власти. Проводимые нами мероприятия полностью соответствуют целям и задачам программы «Цифровая экономика», так что сворачивать процесс мы не собираемся, а даже наоборот. Планируется, что в общей сложности у нас будет подключено порядка 4 тысяч рабочих мест.

CNews: Как вы обучили сотрудников работе в новой системе?

Алексей Маликов: У нас организовано многоуровневое обучение, которое идет постоянно. Когда мы покупаем лицензии, то на условиях госконтракта обеспечиваем и внедрение или доразвитие. И в рамках этого же контракта мы отводим время на обучение пользователей. По согласованию с исполнителем контракта мы составляем группы и обучаем сотрудников.

Дальше мы проводим семинары — не реже, чем раз в квартал. Для этого мы заранее собираем вопросы от пользователей и разбираем их. Также в рамках техподдержки мы обязательно оставляем время на оказание методической помощи и содействия пользователям СЭД. Если же возникает необходимость глобальных обучений и переобучений, мы планируем их заранее.

Также консультационная поддержка осуществляется обслуживающей компанией в течение рабочего дня по телефону и e-mail.

CNews: Какие функции наиболее востребованы сотрудниками различных уровней и подразделений?

Алексей Маликов: Мы сейчас используем все возможности СЭД. К примеру, руководителями органов власти весьма востребован функционал «АРМ руководителя», который мы специально просили ЭОС доработать для нас. Мы понимаем, что руководители имеют определенный круг задач, и чтобы работа с документами не занимала много времени, процесс должен быть простым и понятным. Если бумажный документ надо было лишь дважды подписать, то и в электронном виде процесс должен быть таким же простым. Разработчик пошел нам навстречу, что очень нам понравилось. Мы активно включились в тестирование новых продуктов ЭОС, делаем свои замечания и вносим предложения.

Также нам очень пригодился функционал для массовой рассылки. Дело в том, что каждую неделю высший орган власти принимает решения и постановления. Раньше на рассылку этих документов уходило много времени, сил и денег — рассылали по почте. Сейчас мы почти завершили подключение администраций муниципальных образований к СЭД «ДЕЛО», и теперь, благодаря функционалу для массовой рассылки в СЭД, документ, подписанный ЭП с набором сопроводительных файлов, мгновенно отправляется в муниципальные образования.

CNews: Что изменилось в процессах организации после того, как было осуществлено внедрение?

Алексей Маликов: Поменялась философия работы с документами во всем регионе. Наличие электронного документооборота сильно дисциплинирует всех участников. На первых этапах, как и при внедрении любой информационной системы, мы сталкивались с определенными сложностями: все привыкли работать на бумаге и вдруг пришлось перестраиваться на работу с электронными документами. Бывало, что кто-то не ту кнопку нажимал, не туда отправлялся документ — это неизбежный этап, и к этому надо быть готовыми. Но мы не рассчитывали, что все сразу будет гладко.

Когда этот этап прошел, стало понятно, что у нас теперь есть документы с реальной историей и статусом. И всю эту историю, и статусы — можно отследить, ничего не потеряется. Мы видим, как органы власти и отдельные исполнители работают с документом на всех этапах процесса его прохождения. Это очень важное изменение: за счет этого у нас сократилось время рассмотрения документов. Воспользоваться принципом «документ должен отлежаться» не получится. Если документ поступил в личный кабинет, сроки будут отслеживаться, о необходимости провести работу система будет напоминать. И чаще всего отработка поручения делается даже раньше.

Кроме того, исключается попадание документа не по назначению, не по принадлежности из-за технической ошибки. Теперь документ поступает всем одновременно, сроки исполнения понятны, все можно отследить — это положительно повлияло на результат работы и ее эффективность.

Сейчас с СЭД работают все — вплоть до руководителей.

CNews: Каких еще результатов удалось добиться?

Алексей Маликов: Нам удалось снизить затраты на документооборот. К примеру, уже в прошлом году бюджет уходил в думу Брянской области в электронном виде. Бюджет — это порядка 1000 страниц, которые до этого каждый год необходимо было распечатывать. В думе этот документ размножался на всех депутатов, председателей комитетов и т.д. Благодаря внедрению СЭД «ДЕЛО» мы даже на этом экономим и оптимизируем процесс: сейчас бюджет хранится в базе СЭД, все депутаты работают с ним в электронном виде, что позитивно влияет и на оперативность.

Также следует отметить снижение временных затрат на обработку документации, исполнение поручений.

Но я думаю, что после завершения проекта мы увидим еще более впечатляющие результаты. К тому же мы активно включились в тестирование новых продуктов ЭОС, делаем свои замечания и предложения. Нам почти всегда идут навстречу. А значит, в будущем функционал СЭД «ДЕЛО» откроет перед нами новые возможности.

236040, Россия, Калининградская область, г. Калининград, Ленинский проспект, 13а. Отдел продаж – тел.:(4012)539-001, e-mail: sales@39print.ru
Отдел внедрения и сопровождения программных продуктов – тел.:(4012)539-001 (внут.107 и 108), e-mail: delo@39print.ru
verify for speс